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Règlement administratif

RÈGLEMENT ADMINISTRATIF NO 1
(Adopté le 27 octobre 2012 et remplace tous les règlements précédents)
 

QU’IL SOIT ADOPTÉ comme suit le règlement administratif de l’Association :
 

Article  1 - DÉFINITIONS

1.1  Dans le présent règlement administratif et tout autre règlement administratif et résolution spéciale de l’Association, à moins que le contexte ne l’exige autrement :

(a) Loi signifie la Loi sur les corporations canadiennes et toute loi qui peut la remplacer et leurs modifications.
(b) Conseil d’administrationsignifie le conseil d’administration de l’Association.
(c) Règlement administratif signifie le présent règlement administratif et tout autre règlement administratif de l’Association adopté et en vigueur.
(d) Directeur administratif signifie le directeur administratif embauché par l’Association afin de gérer les affaires quotidiennes de l’Association
(e) Lettres patentes signifie les lettres patentes de constitution en société de l’Association, modifiées et supplées de temps à autre par des lettres patentes supplémentaires.
(f) Membres, se référer à l’article 7 des présentes.
(g) Membre d’un organisme membre signifie une personne membre d’un membre.
(h) Réunion des membres signifie une réunion annuelle, générale ou extraordinaire des membres.
Outre ce qui précède, les mots et expressions définis dans la Loi possèdent le même sens lorsqu’ils sont employés dans les présentes.


Article 2 – RAISON SOCIALE

2.1 La raison sociale de cette association exprimée dans les lettres patentes est « Association canadienne de yachting ». 
 

Article 3 - OBJECTIFS
 

3.1  Les objectifs de l’Association, généralement exprimés dans les lettres patentes, sont les suivants :
 

(a) Stimuler le sport de la voile au Canada sous toutes ses formes, et encourager et promouvoir la conception et la construction de voiliers.
(b) Adopter et utiliser les Règlements de course autorisés par la Fédération internationale de la voile et les prescriptions autorisées par l’Association à titre de code national.
(c) Agir de façon générale à titre d’autorité nationale de voile au Canada et, à ce titre, faire avancer les intérêts communs des clubs de voile canadiens et agir en leur nom collectif si l’occasion l’exige, et prendre les mesures et s’affilier selon les exigences à d’autres associations afin de protéger et d’améliorer le rôle d’autorité nationale canadienne de l’Association.
 

Article 4 - ORGANISATION
 

4.1  L’Association est organisée de la façon suivante :
 

(a) L’Association est formée de membres et d’un conseil d’administration.
(b) Les documents qui régissent l’Association sont les lettres patentes, de même que les règlements administratifs et d’autres règlements, modifiés à l’occasion.
(c) Les règlements doivent être autorisés par le conseil d’administration et approuvés par les membres.
(d) Les règlements doivent faire état d’une structure par comités qui aide le conseil d’administration à diriger l’Association avec la prudence nécessaire.
 

Article 5 – SCEAU SOCIAL
 

5.1  Le sceau dont l’impression paraît dans la marge est le sceau de l’Association.
 

Article 6 – SIÈGE

    1. Le siège de l’Association est situé à Kingston, dans la province de l’Ontario, à moins de modifications conformes à la Loi.

Article 7 - EFFECTIFS
 

7.1  Les effectifs de l’Association sont constitués comme suit :

(a) associations provinciales responsables de la gestion de la voile dans les différentes provinces canadiennes;
(b) clubs (ou escadrilles) et clubs de voile qui s’intéressent à la voile. Les clubs doivent satisfaire aux conditions suivantes pour se qualifier :
 

(i) être membre en règle de son association provinciale;
(ii) posséder une constitution ou un règlement administratif dont les dispositions ne vont pas à l’encontre du règlement administratif de l’Association;
(iii) prévoir et tenir au moins une assemblée annuelle des membres pour laquelle les membres reçoivent un avis de convocation;
(iv) posséder une liste de membres sur laquelle figurent au moins cinq membres ayant droit de vote;
(v) imposer une cotisation pour l’affiliation ou les services et posséder une adresse postale;
 

(c) écoles et organismes ayant pour objectif principal d’enseigner la voile;
(d) associations ou autres organismes régionaux qui régissent le sport de la voile ou qui ont un intérêt pour celui‑ci;
(e) associations de classe qui régissent la voile pour une catégorie de voile donnée.
 

7.2  Les candidats à l’affiliation dans une des catégories précisées à l’article 7.1 doivent présenter une demande par écrit au conseil d’administration.  Les demandes d’affiliation seront examinées à la prochaine réunion régulière du conseil d’administration.
 

7.3  Le conseil d’administration peut, de temps à autre, établir des lignes directrices pour des catégories de membres supplémentaires.
 

7.4  Le conseil d’administration établira, de temps à autre, les cotisations et les droits des membres de l’Association.
 

7.5  Le conseil d’administration peut percevoir des droits spéciaux en sus de tous les autres droits, ne dépassant pas la cotisation annuelle payable par le membre.
 

7.6  Le conseil d’administration déterminera, de temps à autre, la date à laquelle les cotisations, les droits et autres sommes doivent être payés.
 

7.7  Le membre doit informer le conseil d’administration de la résiliation de son affiliation avant le 31 décembre de la dernière année d’affiliation, au plus tard, faute de quoi il devra payer sa cotisation, ses droits et autres sommes pour l’année suivante lors de la remise de sa demande de réintégration à la qualité de membre.
 

7.8  Le conseil d’administration peut résilier l’affiliation d’un membre dont les droits/sommes, s’il y a lieu, demeurent impayés pendant plus d’un an.

7.9 Le conseil d’administration peut suspendre tout membre dont le comportement compromet la réputation ou les intérêts de l’Association. Le membre qui fait l’objet du dossier d’expulsion dont le conseil d’administration est saisi a droit :

(a) à un avis concernant toute procédure qui portera sur son expulsion;
(b) d’être informé des raisons de l’expulsion et de la procédure d’expulsion;
(c) de fournir des explications ou une justification oralement ou par écrit;
(d) à une audience devant le conseil d’administration, s’il le demande, dont la tenue sera conforme aux règles de procédure décrites dans les règlements de l’Association.
 

7.10  Un membre expulsé par un vote majoritaire du conseil d’administration peut porter la décision en appel à la prochaine réunion des membres, à laquelle doivent participer les deux tiers des membres qui procéderont au vote pour réintégrer le membre.

Article 8 – RÉUNION DES MEMBRES
 

8.1  La réunion annuelle des membres de l’Association doit avoir lieu avant le 30 novembre de l’année en cours, à la date et dans le lieu déterminés par le conseil d’administration.
 

8.2  Le conseil d’administration convoquera une réunion extraordinaire lorsqu’il le jugera à propos ou sur réception d’une demande écrite signée par vingt-cinq (25) membres autorisés à participer et à voter à une réunion générale.
 

8.3 Les membres doivent être informés de la tenue d’une réunion annuelle, générale ou extraordinaire vingt et un (21) jours à l’avance. L’avis doit préciser le lieu, le jour et l’heure de la réunion, de même que la nature des sujets à discussion. La convocation à une réunion portant sur un sujet spécial doit contenir suffisamment d’information pour que le membre puisse se faire une opinion informée sur la décision à prendre. La convocation à la réunion doit rappeler au membre son droit de voter par procuration.

  1. Tout avis délivré à un membre, un directeur ou un vérificateur doit lui être remis personnellement ou envoyé par la poste ou le télécopieur à l’adresse ou au numéro inscrit dans les registres de l’Association, ou encore à la dernière adresse connue.
  2. L’avis postal doit être envoyé par courrier recommandé. Dans le cas d’une télécopie, une confirmation de réception suffit pour prouver que l’avis a été correctement adressé.
  3. La signature  de l’avis peut être inscrite, estampillée, dactylographiée ou imprimée ou encore être inscrite, estampillée, dactylographié ou imprimée partiellement.
  4. Tous les membres admissibles à recevoir un avis seront réputés l’avoir reçu si l’avis a été remis tel qu’il est indiqué dans le règlement administratif au président de chaque membre et à toute personne identifiée par résolution du conseil ou de la réunion des membres.
  5. Aucun accident, erreur ni omission de convoquer les membres à une réunion extraordinaire n’invalidera la réunion ni rendra nul le procès-verbal de ladite réunion.

8.4  Le quorum pour les discussions des affaires de l’Association lors d’une réunion annuelle, générale ou extraordinaire est de vingt (20) membres présents et ayant droit de vote. En l’absence du président, la réunion sera présidée par un membre du conseil d’administration nommé par le président. En l’absence de tout membre du conseil d’administration dans les trente (30) minutes suivant l’heure précisée pour le début de la réunion, les membres pourront choisir un membre d’une association membre pour présider la réunion.
 

8.5  L’ordre du jour de toutes les réunions des membres doit être distribué aux membres au moins dix (10) jours avant la date de la réunion.
 

8.6  Les points ne figurant pas à l’ordre du jour distribué, à l’exception des questions devant faire l’objet d’un avis en vertu du paragraphe 8.13, pourront être ajoutés à l’ordre du jour lors de la réunion, avant l’adoption de l’ordre du jour par un vote majoritaire des deux tiers des voix.

8.7 Tout membre ayant droit de vote à une réunion annuelle, générale ou extraordinaire de l’Association a le droit de nommer, par procuration, une personne qui assistera à la réunion en son nom et qui y exercera son droit de vote. Toute personne étant membre par son affiliation à un organisme membre en vertu du paragraphe 7.1 ou de toute autre catégorie créée par le conseil d’administration peut détenir une procuration. La procuration écrite peut être d’ordre général ou peut contenir des instructions particulières concernant les affaires dont il sera question lors de la réunion. La convocation à la réunion peut préciser le mode d’enregistrement des procurations. Dans tous les cas, la procuration doit être remise au secrétaire de la réunion avant que le membre ne vote en vertu de la procuration.

8.8  Les points suivants seront à l’ordre du jour de la réunion annuelle :

  1. rapport des activités de l’Association pour l’année précédente;
  2. réception des états financiers vérifiés pour la dernière période fiscale approuvés par le conseil d’administration;
  3. nomination des vérificateurs;
  4. élection du président et de six directeurs de représentation générale;
  5. toute autre question présentée en bonne et due forme avant la réunion, y compris les questions découlant des avis de motion.

8.9 Toute personne étant membre par son affiliation à un organisme membre en vertu du paragraphe 7.1 ou de toute autre catégorie créée par le conseil d’administration peut assister à la réunion et participer aux discussions sur les affaires lors des réunions annuelles, générales et extraordinaires. Toute autre personne peut être invitée à assister à la réunion et à y participer à l’invitation du président.

 8.10  Les membres suivants possèdent le nombre de votes indiqués ci-dessous aux réunions des membres :
 

(a) Les clubs de voile membres ont droit à un nombre de votes proportionnel à leur cotisation payée, comme suit :

    1. de 5 à 100 membres – 1 vote;
    2. de 101 à 200 membres – 2 votes;
    3. un (1) vote supplémentaire par tranche de 100 membres supplémentaires.

(b) Le nombre de membres d’un club est établi et confirmé par le directeur administratif à partir du dernier rapport d’affiliation émis avant les huit semaines précédant la réunion. Lorsque les organisations ne fournissent pas de liste des membres, le nombre de membres est déterminé en divisant le montant total de la cotisation par la cotisation individuelle des membres et arrondi au nombre de membres le plus proche.
 

(c) Les organismes suivants ont droit à un vote :
 

(i) les associations provinciales de voile;
(ii) les associations régionales et autres associations de voile membres;
(iii) les associations de classe;
(iv) les écoles de voile.
 

8.11  Pour avoir droit de vote, le membre doit être en règle avec l’Association et avoir payé toutes les sommes dues huit semaines (56 jours) avant la date de la réunion des membres.

8.12 Toutes les questions seront décidées par la majorité des votes à main levée des membres ayant droit de vote lors des réunions annuelles, générales ou extraordinaires des membres, à moins qu’il n’y ait eu une demande de vote secret de la part de cinq membres ayant droit de vote. En cas de vote secret, les bulletins de vote seront comptés par le vérificateur de l’Association (ou un scrutateur nommé par le président de la réunion et ratifié par la réunion) et les résultats seront annoncés à la réunion.

8.13  Les points suivants ne sont pas abordés lors des réunions des membres à moins qu’un avis de motion et les documents pertinents ne soient joints à l’ordre du jour distribué :
 

(a) les modifications au règlement administratif;
(b) les emprunts d’argent;
(c) l’examen, l’amendement ou la suppression d’une motion déjà adoptée;
(d) le retrait d’un membre;
(e) l’affiliation de l’Association à d’autres organismes;
(f) la dissolution de l’Association.

8.14  Les avis de motion des membres doivent parvenir au directeur administratif au moins une semaine avant la distribution prévue de l’ordre du jour.
 

8.15  Toutes les questions seront décidées par la majorité des votes des membres présents et ayant droit de vote lors des réunions, sauf si la Loi ou le présent règlement administratif exige le vote ou le consentement d’un plus grand nombre de membres.
 

8.16  Aucune erreur ni omission de convoquer les membres à une réunion annuelle, à une réunion générale ou à une réunion extraordinaire ou encore à une réunion ajournée des membres n’invalidera la réunion ni rendra nul le procès-verbal de ladite réunion, et les membres peuvent en tout temps renoncer à la convocation à ladite réunion et ratifier, approuver et confirmer tout compte rendu des présentes. En ce qui concerne l’envoi des convocations aux membres, aux directeurs et aux dirigeants ou pour toute autre correspondance, la dernière adresse inscrite dans les registres de l’Association sera considérée comme l’adresse du membre, du directeur ou du dirigeant.
 

Article 9 – CONSEIL D’ADMINISTRATION
 

9.1  Les affaires et les activités de l’Association sont régies par un conseil d’administration chargé d’établir les politiques générales, les buts et les objectifs de l’Association. Ses responsabilités particulières incluent ce qui suit :
 

(a) établir les priorités dans les programmes de l’Association;
(b) ratifier et confirmer la création des comités jugés nécessaires ou souhaitables, incluant leur mandat;
(c) surveiller les activités de tous les comités de l’Association;
(d) donner l’approbation finale au budget de l’Association;
(e) examiner les demandes d’affiliation et d’association, et prendre une décision à cet effet;
(f) exercer tous les pouvoirs de l’Association autres que les pouvoirs conférés par la Loi ou le présent règlement administratif, que doivent exercer les membres lors des réunions annuelles générales.

9.2 Le conseil d’administration est formé d’un président, de six directeurs de représentation générale et d’un directeur des athlètes.

9.3  Les candidats doivent satisfaire aux conditions suivantes pour être admissibles à la nomination ou à l’élection au poste de directeur :
 

(a) particuliers, être âgés d’au moins 18 ans et posséder le pouvoir légal de contracter;
(b) être membre en règle d’un club, d’une association de classe ou d’un autre organisme membre;
(c) dans le cas du directeur des athlètes, le membre doit avoir obtenu son brevet pour l’Équipe canadienne de voile dans les dix ans précédant la présentation de sa candidature.

9.4 Le président et six directeurs de représentation générale seront élus lors de la réunion annuelle par les membres présents et ayant le droit de vote. Le directeur de l’Association, qui agit comme directeur des athlètes, sera élu par tous les athlètes possédant un brevet pour l’Équipe canadienne de voile conformément à la procédure définie par ces athlètes.

  1. Le président de la réunion annuelle nommera le président du comité des nominations en tant que président des élections.
  2. Les directeurs dont les nominations sont approuvées sans opposition seront déclarés élus par acclamation du président des élections.
  3. S’il y a plus de candidats que de postes disponibles, les titulaires de ces postes devront être élus par vote secret.
  4. S’il y a plus de deux candidats pour un poste à combler, le candidat qui récolte le moins de votes sera éliminé et le vote se poursuivra entre tous les candidats restants. Le scrutin se poursuivra par tours jusqu’à ce qu’il ne reste qu’un candidat de plus que le nombre de postes à doter. Au vote final, le candidat qui recueille le plus de votes sera élu.
  5. S’il y a égalité lors d’un vote, on tiendra un deuxième tour séparé entre les candidats, à moins qu’un des candidats ne reçoive suffisamment de votes pour passer au deuxième tour. Si le deuxième tour ne permet pas de départager les candidats, on désignera le gagnant par tirage au sort.
  6. Les bulletins de vote seront détruits à la suite d’une motion approuvée par les membres après la tenue du vote final.

9.5 Le président est élu pour un mandat de deux ans et il ne peut briguer plus de deux (2) mandats consécutifs. Les directeurs de représentation générale sont élus pour un mandat de trois ans et ils ne peuvent briguer plus de deux (2) mandats consécutifs. Deux (2) directeurs de représentation générale sont élus tous les ans. Le directeur des athlètes et son remplaçant sont élus pour un mandat d’un an, sans limite sur le nombre de mandats qu’ils peuvent briguer. Seuls les membres brevetés d’une équipe ou l’ayant été au cours des dix dernières années peuvent occuper le poste de directeur des athlètes.

9.6 Si le président du conseil d’administration d’une association provinciale ou un membre d’un comité de programme de l’Association est élu au conseil d’administration, il doit quitter ses fonctions actuelles. Le défaut de se conformer à cette exigence annule son élection au conseil.

9.7 Tout poste au conseil d’administration qui se libère au cours de l’année pour quelque raison que ce soit sera comblé par les directeurs, s’ils le désirent, en autant que le quorum soit respecté; autrement, le poste sera comblé à la prochaine réunion annuelle des membres à laquelle seront élus les directeurs pour la prochaine année. Dans le cas du directeur des athlètes, la nomination sera effectuée en consultation avec les athlètes possédant un brevet pour l’Équipe canadienne de voile. S’il n’y a pas quorum des directeurs en poste, les directeurs restants convoqueront immédiatement une réunion des membres afin de combler le ou les postes vacants.

9.8  Le mandat d’un directeur entre en vigueur lors l’ajournement de la réunion annuelle au cours de laquelle il est élu. Un directeur qui se retire doit demeurer en poste jusqu’à la dissolution ou l’ajournement de la réunion à laquelle sa retraite est acceptée et son successeur, élu.

9.9  Un poste de directeur se libère immédiatement dans les situations suivantes :

  1. lorsqu’une résolution demandant le retrait d’un membre est adoptée par les deux tiers des membres présents à l’assemblée générale ou extraordinaire;
  2. lorsqu’un directeur démissionne en remettant une lettre de démission au secrétaire de l’Association;
  3. (c) lorsqu’un directeur est jugé faible d’esprit par un tribunal;
  4. lorsqu’un directeur fait faillite, suspend ses paiements ou regroupe ses dettes envers ses créanciers;
  5. au décès d’un directeur;
  6. lorsque le directeur est démis de ses fonctions de directeur en vertu de la Loi.

9.10 Lorsqu’un directeur de représentation générale quitte son poste ou est démis de ses fonctions durant la première année de son mandat de trois ans, la personne qui termine le mandat sera réputée l’avoir exécuté au complet. La personne qui termine le mandat d’un directeur de représentation générale qui a quitté son poste ou a été démis de ses fonctions dans la deuxième ou la troisième année de son mandat sera réputée ne pas l’avoir rempli au complet. La personne qui termine le mandat d’un président qui a quitté son poste ou qui a été démis de ses fonctions durant la première année de son mandat de deux ans sera réputée l’avoir rempli au complet. La personne qui termine le mandat d’un président qui a quitté son poste ou qui a été démis de ses fonctions dans la deuxième année de son mandat sera réputée ne pas l’avoir rempli au complet.

9.11 Les directeurs s’acquittent de leurs tâches sans rémunération. Aucun directeur ne peut profiter directement ni indirectement de son poste. Cependant, les directeurs ont droit à un remboursement pour les dépenses raisonnables engagées dans l’exécution de leurs fonctions. Aucune disposition des présentes ne vise à empêcher un directeur de servir l’Association en tant que dirigeant ou à tout autre titre, et de recevoir une rémunération pour ses services.

Article 10 – POUVOIRS DES DIRECTEURS
 

10.1  Les directeurs de l’Association peuvent administrer toutes les affaires de l’Association ou impliquant l’Association, en son nom, sous toute forme de contrat que l’Association peut légalement conclure, sauf les exceptions indiquées ci-dessous, et peuvent généralement exercer tous les pouvoirs et poser tous les gestes que prévoit la charte de l’Association ou pour lesquels ils ont reçu l’autorité d’agir.
 

10.2  Les directeurs ont le pouvoir d’autoriser, de temps à autre, les dépenses au nom de l’Association et ils peuvent déléguer ce pouvoir au directeur administratif ou à un autre directeur ou des directeurs de l’Association, par résolution.
 

10.3  Les directeurs ont le pouvoir de conclure un accord de fiducie avec une société de fiducie dans le but de créer un compte en fiducie dont le capital et les intérêts peuvent être utilisés pour promouvoir les intérêts de l’Association en vertu des exigences dictées par le conseil d’administration.
 

10.4  Le conseil d’administration peut, de temps à autre :
 

  1. avec l’approbation des membres, emprunter de l’argent au nom de l’Association, auprès de toute banque, société, entreprise ou personne, selon les modalités, les engagements, les conditions, les sommes et les circonstances déterminés à la discrétion du conseil d’administration;
     
  2. limiter ou augmenter les montants pouvant être empruntés;
     
  3. avec l’approbation des membres, émettre ou faire émettre des garanties, des obligations ou autres valeurs de l’Association et promettre ou vendre celles-ci pour des sommes, des modalités, des engagements et à un prix dictés par le conseil d’administration;
  4. obtenir des garanties, des obligations ou autres valeurs, ou un emprunt présent ou futur ou engager l’Association par hypothèque, frais ou promesse contre tout bien meuble, immeuble ou personnel actuel ou futur de l’Association, et engager les droits de l’Association.
     

10.5  Le conseil d’administration peut prendre les mesures qu’il juge nécessaires pour permettre à l’Association d’acquérir, d’accepter, de solliciter ou de recevoir des héritages, des cadeaux, des subventions, des règlements, des legs, des fondations et des dons de toute sorte afin de faire avancer les objectifs de l’Association.
 

10.6 Le conseil d’administration peut nommer des agents, et embaucher et payer les employés qu’il juge nécessaires de temps à autre, et ces personnes auront l’autorité d’exécuter et exécuteront les tâches qui leur seront prescrites par le conseil d’administration au moment de leur embauche. Cette autorité peut être déléguée au comité exécutif et au directeur administratif dans le déroulement des activités habituelles de l’Association.
 

10.7 La rémunération des dirigeants, des agents, des employés et des membres des comités sera établie par le conseil d’administration. Cette autorité peut être déléguée au comité exécutif dans la réalisation des activités habituelles de l’Association.

Article 11 – RÉUNIONS DES DIRECTEURS
 

11.1  Le conseil d’administration doit se réunir au moins deux fois l’an, une fois en marge de la réunion générale annuelle et une fois à la convocation du président, à condition que tous les directeurs reçoivent une convocation écrite de même que l’ordre du jour de la réunion au moins dix (10) jours à l’avance.
 

          Le conseil d’administration peut se réunir à d’autres occasions, à toute date et en tout lieu déterminés par les directeurs pourvu qu’un avis de 48 heures soit envoyé autrement que par la poste à tous les directeurs pour les informer de la tenue de ladite réunion. Les convocations par la poste doivent être envoyées au moins dix (10) jours avant la réunion. Aucune erreur ni omission de convoquer une réunion du conseil d’administration ni ajournement d’une réunion du conseil d’administration ne peut invalider la réunion et les comptes rendus de la réunion. Les directeurs peuvent en tout temps renoncer à la convocation à ladite réunion et peuvent ratifier, approuver et confirmer tous les procès-verbaux de ladite réunion. Tous les membres du conseil d’administration ont un vote. S’il y a égalité des voix, le président peut voter de nouveau afin de départager les résultats. Les procurations ne sont pas acceptées aux réunions du conseil sauf pour le directeur des athlètes qui est dans l’impossibilité d’assister à la réunion en raison de ses compétitions. En effet, celui-ci peut être remplacé par le directeur des athlètes suppléant dûment élu par les athlètes possédant un brevet pour l’Équipe canadienne de voile pour le même mandat d’un an que celui du directeur des athlètes.

11.2 Le quorum des réunions du conseil d’administration est constitué, à l’occasion, de la majorité des directeurs en poste, mais au moins la moitié des directeurs doivent être présents. Toute réunion du conseil d’administration qui respecte le quorum peut exercer tous les pouvoirs, les autorités et les discrétions que lui confère le règlement administratif de l’Association.
 

11.3 Les directeurs et autres personnes admissibles peuvent participer à une réunion du conseil d’administration ou de l’un des comités du conseil d’administration par conférence téléphonique ou autre mode de communication qui permet à toutes les personnes qui participent à la réunion de s’entendre, et toute personne qui participe à une telle réunion grâce à ces technologies est considérée comme présente. Le président d’une réunion tenue par conférence téléphonique ou tout autre moyen de communication prendra les présences au début de la réunion en appelant le nom de chaque participant et en dressant une liste de toutes les personnes présentes ou considérées comme présentes, afin de déterminer s’il y a quorum à ladite réunion.
 

Article 12 -  COMITÉS PERMANENTS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

12.1 Le conseil des provinces constitue un comité permanent du conseil d’administration.

12.2 Le conseil des provinces est formé chaque année, immédiatement après la réunion annuelle. Il est composé d’un représentant de chacune des associations provinciales et territoriales. Le conseil des provinces choisira son président parmi son effectif selon la procédure qui sera déterminée par le conseil.

  1. Le conseil des provinces jouera un rôle de consultation auprès du conseil d’administration et il se réunira au moins une fois l’an en personne lors de la conférence annuelle de planification ou de l’assemblée générale annuelle.
  2. Le conseil des provinces tiendra une conférence conjointe avec le conseil d’administration au moins une fois l’an, habituellement lors de la conférence annuelle de planification ou de l’assemblée générale annuelle.
  3. Le conseil des provinces peut se réunir à un autre moment pendant l’année, déterminé par la majorité de ses membres. Les réunions peuvent consister en une conférence téléphonique ou l’on peut recourir à un autre mode de communication qui permet à toutes les personnes qui participent à la réunion de s’entendre, et toute personne qui participe à une telle réunion grâce à ces technologies est considérée comme présente. Le président d’une réunion tenue par conférence téléphonique ou tout autre moyen de communication prendra les présences au début de la réunion en appelant le nom de chaque participant et en dressant une liste de toutes les personnes présentes ou considérées comme présentes.

12.3 Le comité des candidatures constitue un comité permanent du conseil d’administration.

12.4 Le comité de candidature est formé chaque année, immédiatement après la réunion annuelle, et il est constitué de huit membres, incluant l’ancien président et un représentant de chacun des organismes suivants : conseils des provinces, conseil des athlètes possédant un brevet pour l’Équipe canadienne de voile, comité du développement olympique, comité du développement du sport, comité de vérification, comité d’Apprentissage de la croisière et comité d’Apprentissage de la voile. Toute personne qui occupe le poste de président d’un comité de programme, de président d’une association provinciale de voile ou tout employé rémunéré de l’Association ou d’une association provinciale de voile ne peut être nommée au comité des candidatures à moins de quitter son poste. La majorité simple des membres nommés constitue le quorum. Les membres du comité de candidature choisiront leur président parmi leur effectif selon la procédure qui sera déterminée par le comité.

  1. Le comité de candidatures lancera un appel de candidatures avant le 1er mai, dans lequel il indiquera le nombre de postes à pourvoir et l’expertise recherchée
     
  2. Deux (2) membres votants de l’Association peuvent nommer une personne qui occupera le poste de directeur de représentation générale ou de président.
     
  3. Le 1er septembre ou avant, le comité dévoilera à ses membres la liste des candidatures reçues jusqu’à présent et il lancera un deuxième appel de candidatures en vue de recevoir les candidatures avant le 15 septembre.
     
  4. Le 22 septembre ou avant, le comité dévoilera à ses membres la liste finale des candidats accompagnée d’une courte biographie de chacun.
     
  5. Le comité des candidatures fera parvenir ses avis par voie électronique aux membres du conseil, aux clubs membres et aux associations provinciales de voile aux dates indiquées à l'article 12.4 et aux articles 12.4 (a), (c) et (d), et les avis seront affichés bien en vue sur le site Web de l’Association à midi le prochain jour ouvrable.
     
  6. Le comité de candidature peut nommer plus d’une personne à chaque poste et il doit présenter toutes les candidatures reçues pour chaque poste.
     
  7. Le comité de candidature doit s’efforcer de nommer des candidats de manière à ce que le conseil d’administration soit diversifié et représentatif des membres de l’ACY.
     

Une attention particulière doit être accordée aux points suivants :
(i) au moins un membre devrait posséder de l’expérience dans la pratique ou l’encadrement de la voile adaptée.
(ii) au moins un membre devrait être une femme et au moins un membre devrait être un homme.
(iii) au moins un membre devrait être francophone et au moins un membre devrait être anglophone.
(iv) la représentation régionale doit être prise en compte (Est, Ouest, Ontario, et Québec)

12.5 Lorsque les circonstances le justifient, le conseil d’administration peut mettre sur pied des comités spéciaux pour examiner des sujets particuliers. Le conseil fixera les tâches des comités. Les membres des comités permanents et spéciaux ne seront pas rémunérés pour leurs services, mais ils sont admissibles à des indemnités pour leurs déplacements et les autres dépenses engagées dans le cadre des activités de l’Association et pour assister aux réunions de l’Association.

Article 13 – PROTECTION DES DIRECTEURS ET AUTRES

13.1 Tous les directeurs et dirigeants de l’Association ou toute autre personne ayant accepté ou qui acceptera une responsabilité au nom de l’Association ou d’une entreprise que contrôle l’Association, ses héritiers, ses liquidateurs et ses gestionnaires, sa succession et ses effets, est protégée contre toute responsabilité à même les fonds de l’Association à l’égard de :

  1. tous les coûts, les frais et les dépenses que les directeurs, dirigeants ou autres personnes subissent ou engagent concernant toute action, poursuite ou procédure intentée ou entreprise contre eux ou relative à un geste, un acte ou autre chose qu’ils ont effectué ou permis dans le cadre de l’exécution de leurs tâches ou de leurs responsabilités, à l’exception des coûts, des frais et des dépenses découlant de leur négligence ou de leur manquement intentionnels;
  2. tous les autres coûts, frais et dépenses subis ou engagés à l’égard ou en relation avec ce qui précède, à l’exception des coûts, des frais et des dépenses découlant de leur négligence ou de leur manquement intentionnels.

Article 14 - DIRIGEANTS
 

14.1 Le président et le secrétaire ainsi que tout autre dirigeant que le conseil d’administration peut nommer de temps à autre sont les dirigeants de l’Association.
 

14.2 Le secrétaire sera choisi parmi les directeurs élus lors la première réunion du nouveau conseil qui aura lieu après la tenue de la réunion annuelle des membres.
 

14.3 Le président de l’Association doit demeurer en poste jusqu’à la fin de la réunion générale lors de laquelle son successeur est élu. Le secrétaire peut être démis de ses fonctions en tout temps, sur résolution du conseil.
 

Article 15 – FONCTIONS DES DIRIGEANTS
 

15.1      Le président préside toutes les réunions de l’Association et du conseil d’administration. Le président (ou son représentant) est membre d’office de tous les comités de l’Association et il n’a pas le droit de vote, sauf pour le comité de candidature. Le président représente l’Association dans diverses activités publiques, il s’assure que les directeurs connaissent toutes les lignes directrices des politiques de l’Association et les décisions des comités, et il surveille le rendement de tous les comités. Le président s’acquitte également des tâches, des fonctions et des responsabilités qui lui sont confiées de temps à autre par le conseil d’administration.
 

15.2  Le secrétaire est généralement responsable des activités reliées à la gestion de l’entreprise. Les tâches de gestion de l’entreprise sont exécutées par le directeur administratif sous la surveillance générale du secrétaire. Les tâches reliées à l’entreprise, notamment la participation en personne ou par un représentant aux réunions afin d’enregistrer les votes et le procès-verbal dans les livres créés à cette fin, la préparation des convocations à toutes les réunions des membres et du conseil d’administration, et l’exécution de toutes les tâches prescrites par le conseil ou le président peuvent être exécutées par les secrétaires adjoints nommés comme indiqué ci‑dessous.
 

15.3  Le conseil, selon les conseils du secrétaire, peut nommer un ou plusieurs secrétaires adjoints choisis parmi les employés de l’Association. Toutes les responsabilités relatives aux activités quotidiennes de l’entreprise qui incombent au secrétaire peuvent être déléguées à un ou plusieurs secrétaires adjoints qui exécuteront ces tâches sous la surveillance générale du secrétaire.
 

15.4  Le secrétaire est le gardien du sceau de l’Association, qui ne peut être livré que par une résolution autorisée à cette fin par le conseil d’administration aux personnes nommées dans la résolution. Le secrétaire peut aussi livrer le sceau au directeur administratif de l’Association en tout temps, sans résolution.
 

15.5 Les documents et autres instruments écrits exigeant l’apposition du sceau doivent être signés par le président ou le directeur administratif ou tout autre dirigeant spécialement autorisé à cette fin en vertu du paragraphe 18.1.
 

Article 16 – COMITÉS DE PROGRAMME

16.1 Le conseil mettra sur pied des comités de programme qu’il estime nécessaire pour accomplir les tâches de l’Association et il définira leur mandat dans une politique sur la structure organisationnelle.

16.2 Un membre du conseil ne peut être élu ni nommé à des comités de programmes ou à l’un de ses sous‑comités.

Article 17 - SIGNATURE DES DOCUMENTS
 

17.1      Les contrats, documents et autres instruments écrits qui exigent la signature de l’Association doivent être signés par un dirigeant de l’Association, et tous les contrats, documents et instruments écrits ainsi signés lient l’Association sans autre autorisation ni formalité. Les directeurs ont le pouvoir de nommer, de temps à autre, par résolution, un ou plusieurs dirigeants qui pourront signer des contrats, des documents et des instruments rédigés au nom de l’Association. Les directeurs peuvent remettre une procuration à un courtier en valeurs enregistré afin qu’il transfère ou transige les actions, obligations et autres valeurs de l’Association. Le sceau de l’Association doit être apposé sur les contrats, les documents et les instruments écrits signés comme indiqué précédemment ou par un ou plusieurs dirigeants de l’Association spécialement nommés par résolution du conseil d’administration, si nécessaire.
 

Article 18 – PROCÈS-VERBAUX DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
 

18.1  Les procès-verbaux du conseil d’administration sont mis à la disposition des membres de l’Association, au bureau de l’Association, pendant les heures d’ouverture habituelles, et ils sont distribués aux membres du conseil d’administration.
 

Article 19 – EXERCICE FINANCIER
 

19.1  L’exercice financier de l’Association prend fin le 31 mars de chaque année, à moins que le conseil d’administration n’en décide autrement.
 

Article 20 – MODIFICATION AU RÈGLEMENT ADMINISTRATIF
 

20.1 Le règlement administratif de l’Association non enchâssé dans les lettres patentes peut être abrogé ou modifié par voie de règlement administratif ou par voie d’un nouveau règlement administratif portant sur le paragraphe 155(2) de la Loi, adopté par vote majoritaire des directeurs lors d’une réunion du conseil d’administration ou de cinq membres votants. L’abrogation ou la modification doit être sanctionnée par un vote affirmatif d’au moins les deux tiers (2/3) des membres à une réunion spécialement convoquée aux fins d’examen du règlement administratif. Toute abrogation ou tout amendement de ce règlement administratif ainsi fait n’entrera en vigueur que sur approbation du ministre de l’Industrie.
 

Article 21 – VÉRIFICATEUR
 

21.1  Les membres doivent nommer à chaque réunion annuelle un vérificateur chargé de vérifier les comptes de l’Association afin d’en faire rapport aux membres à la prochaine réunion annuelle. Le vérificateur doit demeurer en poste jusqu’à la prochaine réunion annuelle, et les directeurs peuvent combler officieusement toute vacance occasionnelle dans les bureaux du vérificateur. La rémunération du vérificateur est déterminée par le conseil d’administration.
 

21.2  Le vérificateur ne peut pas être un directeur, un dirigeant ni un employé de la société, à moins que les membres n’y consentent.
 

Article 22 – LIVRES ET DOSSIERS
 

22.1  Le conseil d’administration doit s’assurer que tous les livres et dossiers de l’Association exigés en vertu du règlement administratif de l’Association ou d’une Loi sont mis à jour régulièrement et conservés en bonne et due forme.
 

Article 23 – RÈGLES ET RÈGLEMENTS
 

23.1      Le conseil d’administration peut établir les règles et les règlements qu’il juge nécessaires à la gestion et au fonctionnement de l’Association, en autant qu’ils n’aillent pas à l’encontre du présent règlement administratif. Ces règles et règlements auront force et effet jusqu’à ce qu’ils soient abrogés à une réunion annuelle ou à une réunion extraordinaire des membres.
 

ARTICLE 24 - INTERPRÉTATION
 

24.1      Les mots au singulier et les mots au masculin utilisés dans le présent règlement administratif et tout autre futur règlement administratif de l’Association comprennent le pluriel et le féminin, selon le cas et vice versa, et toute référence faite à des personnes physiques comprend les personnes morales.
 

Article 25 – DIRECTEURS HONORIFIQUES
 

25.1  Les membres présents à la réunion annuelle peuvent, sur proposition du conseil d’administration, élire une personne éminente au poste de directeur honorifique en guise de respect ou d’appréciation pour ses services antérieurs à l’Association.
 

  1. Les personnes sont élues au poste de directeur honorifique à vie, à moins d’une disposition contraire au moment des élections.
  2. Les directeurs honorifiques peuvent assister et participer à toutes les réunions de l’Association, y compris aux réunions du conseil d’administration et des comités, mais ils n’ont pas droit de vote à moins qu’ils ne soient élus à un poste au conseil par les membres.
     

Article 26 – ENTRÉE EN VIGUEUR

26.1      L’entrée en vigueur de ce règlement administratif entraîne l’abrogation de tout règlement administratif antérieur de l’Association. L’abrogation n’affecte pas l’application antérieure du règlement administratif abrogé ni la validité de tout acte, droit, privilège, obligation ou responsabilité acquis ou engagé en vertu de celui-ci, ni la validité de tout contrat ou accord conclu en vertu de celui-ci, ni la validité des articles ou des chartes précédentes de l’Association obtenus en vertu du règlement administratif avant son abrogation. Tous les dirigeants et personnes agissant en vertu du règlement administratif ainsi abrogé continueront à agir comme s’ils avaient été nommés en vertu du présent règlement administratif, et toutes les résolutions des membres ou du conseil d’administration ou d’un comité du conseil d’administration dont les effets survivent au règlement administratif abrogé demeureront valides jusqu’à leur amendement ou abrogation, à moins qu’ils n’aient à l’encontre du présent règlement administratif.
 

26.2  Le présent règlement administratif entrera en vigueur lors de sa confirmation par les membres, en vertu de la Loi.
 

Article 27 – AUTORISATION PARLEMENTAIRE
 

27.1      Les règles contenues dans l’édition actuelle du Roberts Rules of Order Newly Revised régiront l’Association dans tous les cas où elles sont applicables et lorsqu’elles ne sont pas incompatibles avec le présent règlement administratif et toutes les règles spéciales que l’Association pourrait adopter.